「海外の取引先との英語メール…どう書き始めればいいんだろう？Helloはカジュアル？」
「『お世話になっております』ってなんて書くの…?」
日本語なら何も考えずにスラスラ書けるビジネスメールですが、英語だと単純な挨拶を書くことでさえ戸惑ってしまいますよね。トライズを検討している方もメールの本文の内容も悩むが挨拶の部分がどうしたらいいのか戸惑っているというお声を伺うこともあります。
本記事では、すぐに、そのまま使える「英語ビジネスメールの挨拶」を紹介していきます。
英語メールの宛先の書き方
日本語同様、挨拶の前に冒頭には宛名を書きます。
①宛先は原則として ”Dear“ をつければ問題ありません。
「Dear ＋ 敬称 (Mr.／Ms.／Mrs.／Miss.) ＋苗字」と覚えておきましょう。
②部署全体、もしくは役職を記載したい場合は以下のように「Dear ＋役職／部／室」と表記します。
- Dear Customer Service カスタマーサービス部
- Dear HR Director 人事部長
- Dear Sales Manager 営業部長
③担当者がわからない場合には、「担当者さんへ」という以下の表現が使えます。
- To whom it may concern, 担当者様
英語メールの始めに書くフレーズ
ここでは、状況別に使える出だしを紹介します。
ちなみに、英語メールでは「お世話になっております」のような表現はなく、本題にすぐ入ることが一般的です。
①初めてメールをする相手への場合
- My name is –, from XX Corporation. 「XX会社の–です」– 社外の相手に使える表現です。
- I am — from the sales department. 「営業部の–です」- 社内の相手にはこの表現が使えます。
②お知らせメールをする場合
- I am writing with reference to –.
- Please be informed that –.
「–をお知らせします」
③返信が欲しい時・返信をもらった時
- I am looking forward to hearing from you. 「お返事をお待ちしています」
- Thank you for your quick reply. 「早急なお返事ありがとうございます」
英語メールの終わりに書くフレーズ
メールの「終わり」に置くフレーズを、相手との間柄別に紹介します。
①ビジネスメールでよく使用される一般的なフレーズです。
–部分には自分の名前を入れましょう。
- Sincerely, –
- Yours sincerely, —
②もう少し砕けた表現を使いたい場合には以下の3つをおすすめします。
先生やお店相手など、ビジネスでなくとも様々なシーンで使える表現です。
- Regards, –
- Kind regards, —
- Best regards, —
③さらに親しい間柄であれば、このような表現を使うこともできます。
- Best, —
- Best wishes, —
まとめ
慣れないと、挨拶ひとつ取っても時間がかかってしまいますね。
しかし、「型」ができれば、日本語でメールを打つのと同じくらいで書けるようになります。
本記事を参考に、ぜひ自分の英文の型を作ってみてくださいね。
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